Déménagement d’entreprise : comment l’organiser ?

Organiser un simple déménagement d’une résidence à une autre est déjà une dure affaire. Alors, lorsqu’il s’agit d’une entreprise pour une autre, la tâche est encore plus difficile. En réalité, il y a encore bien plus d’éléments à prendre en compte. Les efforts se multiplient et le déménagement ne se fait pas en plus de la même manière. Ainsi, si un déménagement domestique est déjà stressant, celui d’une entreprise l’est encore plus. C’est la raison pour laquelle il importe de bien se préparer. Quelle est donc la procédure à suivre pour un déménagement serein ?

Délogement d’une entreprise : faire le choix d’une date

Avant d’entamer toute procédure d’emballage de cartons, il est d’abord primordial de se décider sur le jour même où se fera le déménagement. En effet, il s’agit là, d’un des tout premiers éléments à prendre en compte pour une organisation et un déménagement réussi.

Bien évidemment, choisir une date fixe peut ne pas être facile en tenant compte des activités que vous menez déjà. Toutefois, il importe de choisir au moins un trimestre au cours favorable au déménagement aussi bien pour vous que pour vos employés. Grâce à une mise au point sur la date, il vous sera plus simple de faire des projections et de mieux gérer tous les événements susceptibles d’intervenir dans la période.

Par ailleurs, il est vraiment recommandé de faire ce type de délogement en week-end. En effet, étant donné qu’il s’agit d’une entreprise, il sera très difficile de trouver un chrono en semaine pour effectuer ce genre de travaux chronophage. Cela vous permet donc d’optimiser vos activités et d’assurer leur continuité.

Toutefois, il est possible que le week-end soit assez chargé pour certaines entreprises. Dans ces cas-là, que faut-il faire ? Il suffit juste d’imposer un certain rythme de travail à vos employés. De cette façon, ces derniers finissent plus vite leur activités professionnelles pour consacrer environ une heure ou deux heures de temps par jour au déménagement.

Organiser le déménagement d’une entreprise : tenir informé son entourage

A ce niveau, il est beaucoup plus question des salariés et du bailleur. En effet, dès lors qu’une date est choisie¸ il est indispensable de la communiquer à vos collaborateurs. En tenant compte du type d’entreprise et de vos activités, il est également utile d’informer les clients et les prospects.

Par ailleurs, lors de cette annonce, les questions les plus pertinentes sont celles ayant rapport avec les raisons du déménagement. Avant d’annoncer la décision, prenez donc le temps de faire le point sur les raisons qui justifient un tel choix. Soyez franc envers votre entourage professionnel. Afin d’informer tout le monde en une seule fois, pensez à organiser une réunion réunissant les principaux chefs de services. Cela permet à tous d’être au même niveau d’information.

En outre, il importe de noter que l’information ne s’arrête pas là. Déménager une entreprise est une décision plutôt importante. C’est la raison pour laquelle il importe de recueillir l’avis de tous pour en faire un projet réussi. Il est également très important d’impliquer les collaborateurs en leur faisant une visite guidée par exemple de vos nouveaux locaux.

En dehors des salariés et collaborateurs, vous devez également informer votre bailleur. Cela se fait par lettre recommandée avec un accusé de réception entre 3 et 6 mois avant le jour de votre départ des locaux actuels.

Faire un planning d’organisation et choisir un responsable de déménagement

L’établissement du planning est la meilleure option pour réussir votre déménagement. Avec ce dernier, les tâches sont listées pour vous permettre de ne pas naviguer à vue. Pour réaliser un planning de qualité, il est important de faire un classement des activités à mener selon différents critères. Il s’agit de leur importance, leur urgence, leur nature et le temps que cela pourrait prendre.

Pour vous simplifier la tâche, vous pouvez choisir un responsable de déménagement par service ou tout simplement vous tourner vers une entreprise spécialisée dans le domaine. C’est une bonne alternative pour un déménagement en toute quiétude.